Das Büro~– Eine Einführung - Alina Käfer; Milena Bockstahler; Mitja Jurecic (HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik, 2022)
Der vorliegende Einführungsbeitrag stellt verschiedene Forschungsergebnisse des Fraunhofer IAO vor, welche die veränderten Anforderungen an die Arbeits- und Bürowelt aufzeigen. Darüber hinaus werden Erfolgsfaktoren für die Gestaltung zukünftiger Arbeits- und Büroumgebungen dargestellt, insbesondere für die erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Schließlich werden beispielhaft Einsatzmöglichkeiten von Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) beschreiben. Die COVID19-Pandemie ist ein einschneidendes Ereignis für die Arbeitswelt: viele Arbeitnehmende nutzen seitdem vollständig oder ergänzend zur Büroarbeit mobiles Arbeiten, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Hybride Arbeitsmodelle, wie das kombinierte Arbeiten im Büro und von zu Hause aus oder unterwegs sind inzwischen in der breiten Masse der Unternehmen und für Wissensarbeitenden angekommen. Unsere Studien zeigen, dass Beschäftigte vor allem für Konzentrationsarbeit und (Video‑)Telefonate gerne von zu Hause aus arbeiten, da sie diese Tätigkeiten dort besser erledigen können. Gründe hierfür liegen unter anderem in den Störfaktoren: So hat sich gezeigt, dass sich ein Großteil der Befragten bei ihrer Arbeit im Büro wesentlich gestörter fühlen als bei der Arbeit zu Hause, was wiederum auch mit den Arbeitsverhältnissen zu Hause zusammenhängt (u. a. Betreuungssituation, eigenes Arbeitszimmer). Bei der räumlich verteilten Zusammenarbeit muss zwingend darauf geachtet werden, dass der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitenden, die Kreativität und die Produktivität nicht leiden. Unsere Studien belegen zudem, dass vor allem die persönliche Kommunikation und Kollaboration mit Kolleginnen und Kollegen wichtige Attraktoren sind, um in das Büro zu(rückzu)kehren. Jeder Besuch im Büro folgt einer bewussten Entscheidung, z. B. soziales Netzwerken oder ob alle Aufgaben im Tagesverlauf effizient erledigt werden können. Bei der Gestaltung von Arbeits- und Büroumgebungen zeigt sich, dass vor allem vielfältige Arbeitsumgebungen mit unterschiedlichen Flächen für Zusammenarbeit, aber auch für Rückzug zur individuellen, fokussierten Einzelarbeit entscheidende Erfolgsfaktoren darstellen und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden wesentlich beitragen. Dabei ist vor allem auch die Flexibilität und individuelle Anpassbarkeit der Raum- und Bürostruktur von großer Bedeutung. Die Ergebnisse der Studien zeigen, dass die Arbeits- und Büroflächen vielfältiger, flexibler und teamzentrierter werden müssen, um den sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden. Mitarbeitenden sollten für jede ihrer Tätigkeiten den optimalen Arbeitsort und die für sie notwendigen technologischen Arbeitsmöglichkeiten bereitgestellt werden. Dabei kann der zielgerichtete Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie unterstützen. Für Unternehmen empfiehlt sich, die Bedürfnisse und Tätigkeiten ihrer Mitarbeitenden genauer als bisher zu analysieren, um möglichst passgenaue Lösungen für die zukünftige, hybride Arbeits- und Bürowelt zu entwickeln. – – In this introductory article, various research results of the Fraunhofer IAO are presented, which show the changed demands on the working and office world. Furthermore, success factors for the design of future work and office environments are reviewed, especially for successful cooperation within teams. Lastly, examples of possible uses of information and communications technology (ICT) are described. The COVID19 pandemic has been a~game changer for the world of work: many employees are now using mobile working to work from home, either full-time or as a~complement to office work. Hybrid working models, i.e., combined working in the office and from home or on the road, have now arrived in the broad mass of companies and for knowledge workers. Our studies show that employees like to work from home, especially for focus work and (video) telephone calls, because they can do these activities better there. The reasons for this are, among other things, disruption factors: It has been shown that a~large proportion of those surveyed feel much more disturbed when working in the office than when working at home, which in turn is also related to the working conditions at home (among other things, care situation, separate room for working). In the case of spatially distributed collaboration, it is imperative to ensure that the flow of information between employees, creativity and productivity do not suffer. In addition, our studies show that personal communication and collaboration with colleagues are important attractors to return to the office. It is becoming apparent that every visit to the office follows a~conscious decision, e.g., social networking or whether all tasks can be completed efficiently in the course of the day. When it comes to the design of work and office environments, it is evident that diverse work environments with different areas for collaboration, but also for retreat for individual, focused individual work, are decisive success factors and contribute significantly to employee satisfaction. In this context, the flexibility and individual adaptability of the room and office structure is of great importance. The results of the studies show that work and office spaces need to become more diverse, flexible, and team-centered to meet changing demands. Employees should be provided with the optimal workspace and technological work options for each of their activities. The targeted use of information and communications technology can support this. It is advisable for companies to analyze the needs and activities of their employees more precisely than before in order to develop solutions that are as custom fit as possible for the future, hybrid working and office world.
Keywords: 000; Arbeitsplatz; Raumumgebung; Bürowelt; Homeoffice; Zukunft der Arbeit; Workplace; Spatial environment; Office world; Home office; Future work